Un inventario rápido y constante vale más que un inventario perfecto que nunca se hace. Con un ritual semanal de 30 minutos controlas lo que entra y sale, detectas mermas y compras con precisión para proteger el margen. Aquí tienes un método sencillo —preparación, conteo, valorización y acciones— que puedes implantar esta misma semana.
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Índice
- Por qué hacer inventario semanal y en 30 minutos
- Preparación (5 minutos): zonas, familias y responsabilidades
- Conteo eficiente (15 minutos): orden, dupla y trucos
- Valorización (5 minutos): coste, cobertura y rotación
- Acciones (5 minutos): compras, porcionado y mermas
- Herramientas y plantillas recomendadas
- KPIs semanales y tablero simple
- Errores comunes (y cómo evitarlos)
- Plan 7 días para implantar el sistema
- FAQs
- Siguientes pasos
1) Por qué hacer inventario semanal y en 30 minutos
- Ritmo de negocio real: en hostelería cambian precios, rotaciones y menús cada semana.
- Decisiones ágiles: compras ajustadas al PAR de cada familia (sin sobrestock ni roturas).
- Mermas a la vista: al medir semanalmente, los desajustes se detectan antes de que sean pérdidas grandes.
- Disciplina ligera: 30 minutos caben en cualquier turno (antes de apertura o al cierre), por eso se hace.
Regla de oro: prioriza constancia y simplicidad. Un proceso “bastante bueno” cada semana supera a uno “perfecto” que se hace cada trimestre.
2) Preparación (5 minutos): zonas, familias y responsabilidades
Zonas: divide el local en Cámara, Congelador, Seco, Bebidas, Frescos listos, Limpieza/descartes.
Familias (ejemplo): carnes, pescados, verduras, lácteos, salsas/bases, panadería, bebidas (por subfamilia), desechables/packaging.
Responsables: asigna dueños por zona (p. ej., jefe de partida de calientes = Cámara + Congelador; 2º de cocina = Seco; encargado de barra = Bebidas). Un verificador firma al final (encargado/gerente).
Material:
- Hoja o Sheet con columnas: Producto · Unidad · Stock teórico · Conteo · Coste unitario · Importe · Observaciones.
- Marcadores/etiquetas y balanza calibrada.
- Orden de recorrido impreso para no perder tiempo.
Tip: numera baldas y estanterías (C1-B2, etc.). El orden físico coincide con el orden en la hoja.
3) Conteo eficiente (15 minutos): orden, dupla y trucos
Método en dupla (ahorra tiempo y errores):
- A cuenta en voz alta siguiendo el recorrido; B anota directamente en la hoja/Tablet.
- Cierra una familia antes de pasar a la siguiente (evita saltos).
Unidades claras**:** define unidad de conteo por producto (kg, pieza, pack, botella 750 ml). Evita mezclar (0,4 kg + 3 uds → unifica a kg o uds).
Pesos y estimaciones: para cubetas, fija pesos estándar (cubeta 1/1 llena = 5 kg; ½ = 2,5 kg). Usa balanza para críticos (proteínas).
Primero lo visible: cuenta productos abiertos y preparaciones (salsas, bases) con fecha/etiqueta.
Congelador: lista por bolsas/unidades para no manipular en exceso.
Bebidas: agrupa por formato (330 ml, 1 L) y registra botellas abiertas aparte (control de mermas/fugas).
Descarte: cualquier producto no conforme (caducado, sin etiqueta, olor dudoso) va a “Descarte” con motivo.
Higiene del dato: si dudas, subestima (mejor quedarse corto y corregir en compras que sobredimensionar y generar merma).
4) Valorización (5 minutos): coste, cobertura y rotación
Con el conteo listo:
a) Importe = cantidad contada × coste unitario. Usa coste promedio (últimas compras).
b) Cobertura (días) = stock actual / consumo diario medio.
- Consumo diario medio = ventas semanales de esa familia / 7 (o por histórico).
- Objetivo orientativo: 3–7 días para frescos; 7–14 para seco; bebidas según rotación.
c) Rotación (semanas) = consumo semanal / stock medio. Si prefieres simple: observa si sube/baja la cobertura semana a semana.
d) Mermas: registra incidencias (roturas, sobreproducción, caducados). No ocultes; anota para actuar.
Salida operativa: pinta en color tres alertas:
- Rojo = rotura probable (compra inmediata).
- Ámbar = por debajo del PAR (entra en pedido).
- Verde = normal. Azul = sobrestock (activa receta de aprovechamiento o promo).
5) Acciones (5 minutos): compras, porcionado y mermas
- Compras: genera pedido por min–max.
- Define PAR (mínimo) y máximo por familia/producto.
- Si stock < PAR → pedir hasta máximo.
- Porcionado: programa 30–45 min de porcionado estándar (proteínas, salsas base) para proteger margen y acelerar pase.
- Aprovechamiento: con sobrestock de perecederos, crea receta de aprovechamiento (canelón, crema, guiso del día) y destácala en carta/voz de sala.
- Etiquetado FIFO: rota productos para consumir primero lo más antiguo (First In, First Out).
- Checklist de incidencias: anota 3 puntos a corregir mañana (proveedor, frío, errores de porcionado).
6) Herramientas y plantillas recomendadas
- Inventario 30’ (Sheets/Excel) con pestañas por zona/familia y resumen automático (importe, cobertura).
- Min–max por producto con sugeridor de pedido.
- Lista de porcionado (gramajes estándar + utensilios por partida).
- Registro de mermas (motivo + responsable + acción correctiva).
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7) KPIs semanales y tablero simple
- Valor de inventario (total y por familia).
- Cobertura (días) por familia (frescos 3–5; seco 7–14; bebidas según rotación).
- Roturas (nº de faltas reportadas/semana).
- Mermas (% sobre compras o sobre ventas, elige una metodología y sé consistente).
- Exactitud del inventario: |Teórico – Conteo| / Teórico.
- Tiempo de inventario (¿respetamos los 30 min?).
Cadencia de revisión: 10 min cada lunes. 1 decisión por familia (comprar, producir, impulsar en carta, retirar).
8) Errores comunes (y cómo evitarlos)
- Cambiar la unidad en medio del conteo → datos inservibles. Solución: define unidades por producto.
- Hacer inventario en hora punta → prisas y errores. Solución: fija franja (antes de abrir, domingo noche).
- No registrar mermas por “no quedar mal”. Solución: cultura de datos sin castigo + acción correctiva.
- Delegar sin verificación. Solución: dupla + verificador firma y corrige.
- Sin min–max → cada semana “a ojo”. Solución: define PAR/máximos y revisa mensual.
- No enlazar con compras/producción → el inventario se queda en el cajón. Solución: bloque de 5 min de acciones.
9) Plan 7 días para implantar el sistema
- Día 1: define zonas, familias, responsables y unidades; prepara la hoja/Sheet.
- Día 2: marca orden de recorrido y numera baldas.
- Día 3: prueba piloto en una zona (Cámara) y cronometra.
- Día 4: corrige la hoja (columnas, unidades, costes).
- Día 5: inventario completo en 30–40 min (aceptable primera semana).
- Día 6: saca KPIs y lanza acciones (min–max, porcionado, aprovechamiento).
- Día 7: retro con el equipo (10 min): ¿qué quitar/añadir para la próxima semana?
10) Preguntas frecuentes (FAQs)
¿Qué día conviene contar?
Elige un día y hora fijos con menor interferencia (domingo noche o lunes antes de abrir). La constancia manda.
¿Cómo trato los productos en elaboración (salsas, fondos)?
Asigna receta estándar con peso final y coste por litro/kg. Cuenta volumen y multiplica por ese coste.
¿Inventario teórico del TPV o conteo físico?
Ambos. El TPV te da consumo estimado; el conteo detecta diferencias (mermas, “fugas”, errores de entrada).
¿Sirve pesar cada semana?
Pesa críticos (proteínas, salsas base). Para el resto, usa unidades y estimaciones estandarizadas para cumplir los 30 min.
¿Qué hago si siempre aparece sobrestock de una familia?
Baja máximos, activa aprovechamiento y revisa ventas: quizá ese producto ya no gira o está mal posicionado en carta.
11) Siguientes pasos
- Agenda tu primer inventario de 30 min esta semana (elige día/hora fija).
- Define unidades y min–max para las 10 familias principales.
- Monta el tablero mínimo (valor, cobertura, mermas, roturas).
- Enlaza inventario con compras y producción (porcionado y aprovechamiento).
- Revisa cada lunes 10 min, toma 1 decisión por familia y sigue.
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Autor: Carlos Louro · Actualizado: Julio 2024
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