El stock es dinero parado y, si no lo controlas, se convierte en mermas y roturas. Con un sistema simple —inventarios ágiles, min–max y pedidos exactos— puedes bajar compras, evitar caducidades y proteger el food cost en 7–14 días.
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Paso 1 — Inventario ágil semanal (30 minutos) 📦
Estandariza el conteo
- 🗓️ Día y hora fijos (ej.: lunes 09:00).
- 👥 Responsables por zona: cámaras, congelador, seco, bodega.
- 📲 Hoja digital (Sheets) con unidades y coste; vista por categorías.
Regla 80/20 (A–B–C)
- A (20 % ítems = 80 % valor): proteínas, lácteos, vinos top → conteo semanal.
- B: salsas, guarniciones → quincenal.
- C: básicos de bajo valor → mensual.
FIFO visual & etiquetado 🎨
- Etiquetas por colores (día) + fecha y lote.
- En cámaras: primero caduca, primero sale (frontal).
Refuerza con el post “Inventario semanal en 30 minutos” (jul 2024) → interlink.
Paso 2 — Define min–max y punto de pedido 🎯
Fórmulas simples
- Consumo medio semanal (CMS) = promedio de uso en 4–8 semanas.
- Stock de seguridad (SS) = consumo de 2–3 días (según criticidad).
- Punto de pedido (PP) = Consumo durante el plazo de reposición + SS.
- Stock máximo (MAX) = PP + lote de compra óptimo.
Ejemplo (pollo pechuga): consumo 18 kg/sem; reposición 2 días (~5 kg); SS 3 kg ⇒ PP = 8 kg, MAX ≈ 8 + 10 = 18 kg.
Semáforo operativo 🚦
- Verde: stock entre PP y MAX → OK.
- Ámbar: stock ≈ PP → pedir hoy.
- Rojo: stock < SS → pedido urgente + revisión de causa.
Paso 3 — Pedidos exactos (sin “por si acaso”) 🧾
Fórmula de pedido
Pedido = MAX − Stock actual (considerando recepciones en camino).
Rutina de compras (15’)
- Prioriza categorías A.
- Revisa promos de proveedor solo si no rompen el MAX.
- Negocia formatos (envase más pequeño para rotación rápida).
- Registra precio y fecha (trazabilidad de variaciones).
Paso 4 — Control de mermas y causas ♻️
Registro obligatorio (1 minuto por incidencia)
- Fecha – Producto – Cantidad – Importe – Causa (caducidad, sobreproducción, manipulación, rotura de cadena de frío, devolución).
- Foto rápida si procede.
Acciones correctivas
- Caducidad: baja el MAX, crea plato de aprovechamiento del día.
- Manipulación: formación y útiles adecuados (cuchillos, GN, pinzas).
- Frío: revisa temperaturas y aperturas de puerta; registra 2 veces al día.
Objetivo: –15 a –30 % mermas en 6–8 semanas.
Paso 5 — Rotación: del “stock muerto” al margen 💸
Detecta stock lento
- Días de stock = Stock actual / Consumo diario.
- Si >10–12 días (categoría A), activar plan anti-obsolescencia.
Plan de salida rápida
- Cambio de receta o topping para consumo ágil.
- Pack o menú del día con ese ingrediente.
- Negociación con proveedor (devolución parcial / cambio formatos).
KPIs críticos (revisa cada lunes) 📊
- 📉 Mermas % = Mermas €/Compras € (objetivo <3–5 % según concepto).
- 🧊 Roturas/semana (objetivo 0–2).
- 🧮 Exactitud inventario (hoja vs real, objetivo ≥98 %).
- 🔁 Días de stock en categorías A (objetivo 5–7 días).
- 💶 Desviación de precio por producto clave (alerta si >5 %).
Plan 7 días para dejarlo funcionando ⏱️
- D1 — Clasifica A–B–C + crea hoja de inventario por zonas.
- D2 — Calcula CMS, SS, PP y MAX de 15 productos clave.
- D3 — Coloca etiquetas y semáforos en cámaras (FIFO visual).
- D4 — Estandariza pedido con fórmula MAX − stock (plantilla).
- D5 — Arranca registro de mermas (1 min, causa y €).
- D6 — Haz inventario ágil (30’) y lanza pedidos exactos.
- D7 — Revisión KPIs + 3 acciones correctivas para la semana.
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Integraciones que multiplican el resultado 🔗
- Escandallos & Food Cost (ago 2024): precios y rendimientos reales.
- Punto de equilibrio (jul 2025 W3): ventas mínimas y cubiertos por franja.
- Delivery rentable (jul 2025 W4): packaging y control de tiempos.
- Dashboard de KPIs (sep 2025 W5): semáforos y seguimiento.
Errores comunes (y cómo evitarlos) ❌
- Comprar por “precio oportuno” rompiendo el MAX → mermas seguras.
- Sin SS: roturas en picos y platos fuera de carta.
- Etiquetas invisibles o desorden en cámaras → FIFO imposible.
- Pedidos por intuición sin fórmula → sobrestock y caja atrapada.
- No separar calientes/fríos en cámaras → cruzas y sanciones.
FAQ rápida
(H3) ¿Cada cuánto hago inventario?
Semanal (30’). Para productos A, si puedes, un flash de 10’ a mitad de semana.
(H3) ¿Cómo elijo el SS?
En función de criticidad y variabilidad del proveedor. Empieza con 2–3 días de consumo.
(H3) ¿Qué hago con el stock muerto?
Plan de salida en 7 días: receta de aprovechamiento, pack, negociación o baja de MAX.
(H3) ¿Puedo automatizar pedidos?
Sí, con la plantilla MAX − stock y un listado de PP por producto. En TPV/Sheets se hace rápido.
Conclusión: menos merma, más caja y food cost protegido
Un buen sistema de stocks no es burocracia: es dinero que dejas de tirar, platos que nunca faltan y margen que se consolida. Con inventarios ágiles, min–max y pedidos exactos ganarás claridad, fluidez y rentabilidad.¿Lo dejamos funcionando con tus productos y proveedores?
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