Las cenas de empresa y grupos pueden ser tu mejor semana de caja… o un caos que quema al equipo y erosiona el margen. La diferencia está en tres pilares: menús cerrados rentables, política de depósitos clara y logística por turnos (sala + cocina) que garantice tiempos de pase y experiencia.
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30 días antes: previsión, cupos y propuesta a empresas 📅
Forecast y cupos por turno 📈
- Define dos turnos (p. ej., 20:00 y 22:15) con ventanas de llegada de 15’.
- Establece un cupo de grupos por turno (ej.: 2 salones de 20–25 pax + resto mesas).
- Bloquea en el TPV-reservas esos cupos para evitar sobreventa.
Propuesta base para empresas 📨
- 3 menús cerrados: Bueno – Mejor – Premium (veg/vegano disponibles).
- Precio por persona con IVA incluido, bebida incluida por niveles (botella compartida/copa).
- Política de depósitos y fechas límite claramente visibles.
- Solicita datos de facturación, nº aprox. de comensales y alérgenos.
Adjunta tu minuta editable y un formulario de alérgenos (PDF/Google Form).
Menús cerrados rentables: estructura y márgenes 🍽️
Estructura recomendada
- Entrante compartido (rápido + alto margen).
- Principal (2 opciones: carne/pescado o normal/veg).
- Postre estrella (sale en <5’).
- Bebida: ½ botella/persona o 1 copa + agua.
- Café opcional (pack con postre en “Mejor/Premium”).
Reglas de rentabilidad 💶
- Food cost objetivo menú: 28–33 %.
- Cross-utiliza ingredientes para mise en place común.
- Postre de alta rotación y emplatado simple (foto en ficha).
- Suplementos claros (cambio de plato, maridaje premium, barra libre 90’).
Alérgenos y alternativas ✅
- En la minuta: iconos de alérgenos y opción veg/vegana señalada.
- Protocolo de alérgenos en pase y etiquetas en producción.
Depósitos y condiciones: cero no-shows y cobros claros 🧾
Política tipo (modifica a tu realidad)
- Depósito: 25–30 % al confirmar (Bizum/TPV/transferencia).
- Fecha límite para nº definitivo: D-3 (48–72 h).
- Cancelaciones: reembolsable hasta D-7; después, vale o no reembolsable.
- No-show parcial: se factura nº confirmado a D-3.
Mensajes de reserva (WhatsApp/Email) 📲
- Confirmación: “Reserva [fecha/hora] para [n] personas. Depósito [€] → [link]. Política adjunta.”
- Recordatorio D-5: “Necesitamos confirmar alérgenos y nº definitivo antes de D-3.”
- D-1 (mediodía): “¡Mañana os esperamos! Llegada [ventana]; puntualidad asegura servicio fluido.”
Ver “Festivos sin no-shows” (dic 2025 W4) para scripts y automatización en WhatsApp Business.
Logística por turnos: cocina y sala sincronizadas ⏱️
Cocina de ensamblaje (mise en place) 👨🍳
- Batch cooking de bases, salsas y guarniciones.
- GN etiquetadas (FIFO) y gramajes estándar por ficha.
- Pase dedicado en picos con “semáforo” de tiempos (verde <8’, ámbar 8–12’, rojo >12’).
Sala: roles y flujos 👩🍳
- Recepción y seating por olas (3–4 min de diferencia por bloque).
- Runner por cada 20–25 pax para acelerar pase.
- Barra con pre-servicio (cavas, agua, vinos abiertos).
- Entrega de minutas por mesa y recogida al servir principal.
Ratios orientativos 👥
- Cocina: 1 cocinero/25–30 platos/h + pase.
- Sala: 1 camarero/12–15 comensales + 1 runner por bloque.
- Anfitrión/a (1) para empresas: interlocutor único (peticiones, tiempos, factura).
Seating plan y cronograma por bloques 🪑
Plano y oleadas
- Plano con mesas asignadas a cada grupo (colores).
- Oleadas de entrada: 0’, +5’, +10’ (evita colas en pase/barra).
- Turnos: 120–135 min por grupo; comunica la ventana en la confirmación.
Cronograma sugerido (turno 1 – 20:00)
- 19:45 recepcionista listo; 19:50 barra pre-servicio.
- 20:00–20:10 seating por oleadas.
- 20:15 entrantes en mesa; 20:45 principales; 21:20 postres; 21:40 cafés/tragos.
- 21:55 arqueo parcial y reset de mesas para turno 2.
Bebidas y maridajes: margen sin fricción 🍷
Reglas de servicio
- Botella por cada 3–4 pax o jarra (ratios por menú).
- Escalera de vinos (casa/selección/premium) con precios redondos.
- Maridaje opcional por +€ fijo; ofrece en confirmación y seating.
Bar y cobro
- Puestos móviles (carro o estación) para evitar cuellos.
- TPV con botones de packs y extras (agua grande, pan, café, digestivo).
Comunicación con la empresa: cero sorpresas 🧠
Minuta final firmada (D-3)
- Menú por persona, alérgenos, bebidas incluidas, suplementos.
- Número definitivo de comensales y distribución (si procede).
- Política de tiempos y turnos (ventanas de llegada y salida).
Facturación
- Datos fiscales, forma de pago, depósito recibido y saldo pendiente.
- Enviar factura proforma y factura final en D+1.
KPIs que debes mirar (por turno y por grupo) 📊
- 🕒 Tiempo de pase (entrantes/principales/postres).
- 💶 Ticket medio por persona y % maridajes.
- 📦 Mermas y devoluciones (por plato).
- 🧾 Cobertura de depósito y incidencias de cobro.
- ⭐ Reseñas 5★ y menciones a servicio/organización.
- 🔁 Rotación de mesas (turno 1 → turno 2 conseguido).
Integra estos datos en tu dashboard mensual (ver “Cierre de mes: KPIs en 60 min” – sep 2025 W5).
Plan de implantación en 14 días (paso a paso) 🚀
Semana 1
- D1: define cupos y turnos; bloquea en TPV/reservas.
- D2: crea 3 menús cerrados con food cost y fotos de emplatado.
- D3: redacta política de depósitos y plantillas de mensajes.
- D4: diseña minuta y formulario de alérgenos (QR).
- D5: ensaya pase (mock service) con cronómetro.
- D6: maqueta seating plan y oleadas; asigna roles y runners.
- D7: lanza oferta a empresas (mailing + WhatsApp Business).
Semana 2
- D8: confirma primeras reservas; cobra depósitos.
- D9: ajusta mise en place y batch cooking.
- D10: configura TPV (packs, extras, maridajes).
- D11: forma al equipo en scripts de bienvenida y upselling.
- D12: prueba de barra móvil y servicio de botellas.
- D13: checklist de alérgenos y marcado de mesas.
- D14: simulacro completo 60’ con todo el equipo.
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Errores comunes (y cómo evitarlos) ❌
- Menús “abiertos” en grupos grandes → impide controlar tiempos y margen.
- Sin depósito → suben los no-shows y pierdes turno 2.
- Seating masivo a la vez → colapso del pase; usa oleadas.
- Carta de sala igual para grupos → mise en place imposible.
- TPV sin packs → no mides ni cobras extras correctamente.
- Alérgenos improvisados → riesgo alto; centraliza con formulario D-3.
Interlinking recomendado (clúster campañas) 🔗
- “Picos de Navidad: plan de personal y solapes” (nov 2025 W3)
- “Takeaway y catering navideño” (nov 2025 W4)
- “Precios dinámicos y maridajes festivos” (dic 2025 W2)
- “Festivos sin no-shows (WhatsApp + depósitos)**” (dic 2025 W4)
FAQ rápida
(H3) ¿Cuántos menús ofrecer a empresas?
Tres (Bueno/Mejor/Premium) para decidir rápido y proteger margen.
(H3) ¿Qué % de depósito es razonable?
Entre 25–30 % al confirmar y nº definitivo a D-3.
(H3) ¿Dos turnos o uno largo?
Dos turnos con ventana de llegada: maximizas rotación y reduces esperas.
(H3) ¿Cómo gestiono alérgenos con 30–40 pax?
Formulario D-3 centralizado; lista en pase; etiquetas y minuta con iconos.
(H3) ¿Maridaje sí o no?
Sí, como opcional: sube ticket sin fricción. Configura packs en TPV.
Conclusión: grupos felices, equipo sereno y margen protegido
Con menús cerrados bien diseñados, depósitos y logística por turnos, las cenas de empresa dejan de ser una lotería y se convierten en un sistema: servicio fluido, rotación asegurada, ticket optimizado y reseñas 5★.
¿Lo preparamos juntos esta semana y dejas la campaña cerrada?
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