Si cada mes cierras caja pero no sabes qué mejorar primero, te falta un tablero 1 página que te diga en segundos cómo va el negocio y qué tocar. En 60 minutos puedes montar un dashboard claro con los KPIs que mandan: ticket, food cost, tiempos, ocupación y reseñas. Aquí tienes el paso a paso, las fórmulas, cómo leerlo y cómo convertirlo en un plan de 30 días.
CTA: ¿Te preparo el dashboard con tus números en directo? Reserva tu sesión gratuita de 30 min →
/diagnostico-gratis/
CTA 2: Lo dejamos operativo (Sheets/Notion + rutinas) en 60’ / 4×60 / 8×60 →/consultoria-60/
Índice
- Por qué un dashboard 1 página (y no un Excel infinito)
- KPIs esenciales (negocio, costos, operación, reputación)
- Fórmulas rápidas (sin contabilidad complicada)
- Datos mínimos que necesitas (de dónde sacarlos)
- Diseño del tablero: estructura y layout recomendado
- 60 minutos cronometrados para montarlo
- Cómo leer el mes y priorizar acciones
- Ritual mensual y semanal (cadencia y responsables)
- Plan 30 días a partir del cierre
- Errores comunes (y cómo evitarlos)
- FAQs
- Conclusión y siguientes pasos
1) Por qué un dashboard 1 página (y no un Excel infinito)
- Velocidad: decisiones en 5 minutos de lunes.
- Enfoque: 10–12 métricas que mueven caja y experiencia, no 50 que distraen.
- Alineación: el equipo entiende qué importa y cómo contribuir.
- Cadencia: cierre mensual con microplan de 30 días.
2) KPIs esenciales
Negocio
- Ventas del mes (total y por servicio).
- Ticket medio (€ por comensal).
- Mix: peso de Estrellas/Rompecabezas (menu engineering).
- Margen de contribución (si lo calculas).
Costos
- Food cost % (mes y top 10 platos).
- (Opcional) Pour cost bebida %.
- Mermas (% sobre compras).
Operación
- Ocupación por servicio (rotaciones).
- Tiempo a 1er plato y tiempo total por mesa.
- % checklists completas (apertura/servicio/cierre).
Reputación y demanda
- Reseñas/semana y rating (Google).
- Tiempo de respuesta a reseñas.
- No-shows (%) y confirmaciones (reservas).
3) Fórmulas rápidas
- Ticket medio = Ventas / Nº de comensales.
- Food cost % = (Coste alimentos / Ventas) × 100.
- Pour cost % = (Coste bebidas / Ventas de bebidas) × 100.
- Mermas % = (Valor mermas / Compras) × 100.
- Ocupación (día/servicio) = (Mesas servidas × rotaciones) / Capacidad planificada.
- Tiempo a 1er plato = min desde comanda hasta primer plato en mesa.
- No-show % = Reservas no presentadas / Reservas confirmadas × 100.
Consejo: céntrate en tendencias y en 2–3 desviaciones fuertes, no en el decimal perfecto.
4) Datos mínimos (y dónde conseguirlos)
- TPV: ventas, nº tickets, categorías (comida/bebida), top 20 platos.
- Reservas (motor/WhatsApp/llamadas): confirmadas, no-shows, ocupación por franja.
- Inventario: compras netas y mermas (parte semanal rápido).
- Operación: tiempos (KDS o cronómetro manual en 3 servicios/semana), % checklists.
- Google Business Profile: reseñas (volumen, rating) y publicaciones.
- WhatsApp (listas con permiso): mensajes enviados y clics/reservas (si usas UTM).
5) Diseño del tablero: estructura y layout recomendado
Estructura 2×2 (lectura en Z):
- Ventas & Ticket (arriba-izquierda).
- Costos (arriba-derecha): food/pour/mermas.
- Operación (abajo-izquierda): tiempos, ocupación, checklists.
- Reputación (abajo-derecha): reseñas, tiempo de respuesta, no-shows.
Elementos:
- Semáforo por KPI (verde/ámbar/rojo) con umbrales claros.
- Sparklines (tendencia 3 meses).
- 3 aprendizajes del mes y 3 acciones del plan 30 días (visible arriba).
6) 60 minutos cronometrados para montarlo
Min 0–10 · Plantilla
Crea una hoja “Dashboard” y otra “Datos”. Pega estructura 2×2 con títulos y semáforo.
Min 10–20 · Ventas & Ticket
Exporta ventas del mes (TPV) y nº comensales. Calcula ticket y añade sparkline de 3 meses.
Min 20–30 · Costos
Introduce compras alimentos y coste bebidas; añade food cost %, pour cost % y mermas %. Marca umbrales (p. ej., FC objetivo 28–32%).
Min 30–40 · Operación
Vuelca tiempos (promedio a 1er plato y total por mesa), ocupación por franja y % checklists. Si no mides tiempos aún, fija objetivo (p. ej., <10’ a 1er plato) y comienza a medir desde hoy.
Min 40–50 · Reputación
Apunta reseñas y rating del mes; añade tiempo de respuesta y no-shows %.
Min 50–60 · Insights & plan
Escribe 3 aprendizajes (qué pasó y por qué) y 3 acciones con responsable y fecha. Ej.:
- “Tiempo a 1er plato >12’ en viernes → Acción: runner extra y mise en pase (Carlos, 10/10).”
- “Food cost 34% en platos X/Y → Acción: revisar gramajes y PVP (Lucía, 08/10).”
- “Reseñas semanales <5 → Acción: reactivar guion post-visita y QR (equipo sala, inmediato).”
7) Cómo leer el mes y priorizar acciones
Usa esta jerarquía:
- Servicio roto (tiempos/ocupación) → arregla flujo (expo, runners, seating por ventanas).
- Márgenes (food/pour/mermas) → escandallos, gramajes y min–max.
- Ingresos (ticket/mix) → packs, maridajes, postre estrella, menu engineering.
- Reputación (reseñas y respuesta) → sistema de semáforo y guiones.
Si 2 KPIs están en rojo, elige 1 palanca por área para no dispersarte.
8) Ritual mensual y semanal
- Mensual (W5): cierre con dashboard + revisión 30–45’ (gerencia + encargados). Actualiza aprendizajes y 3 acciones.
- Semanal: comprueba 5 KPIs rápidos (ticket, %FC, tiempo a 1er plato, ocupación, reseñas) y corrige antes de que el mes se vaya.
Roles: una persona prepara datos (dom) y otra conduce la lectura (lun).
9) Plan 30 días a partir del cierre
Semana 1 — Obtener victorias rápidas
- Ajusta gramajes y mise de platos con FC alto.
- Activa guiones de bebidas/postre (briefing 5’).
Semana 2 — Optimizar operación
- Prueba Expo no cocina + 1 runner en pico.
- Define ventanas de seating y recordatorios de reservas.
Semana 3 — Carta y mix
- Reordena carta (Estrellas primero), añade microcopy y foto de 1–2 platos.
- Crea pack día valle rentable.
Semana 4 — Reputación y repetición
- QR de reseñas visible + mensaje post-visita por WhatsApp.
- Lista de difusión VIP/Empresas (slots + novedad).
10) Errores comunes (y cómo evitarlos)
- Medir demasiado → parálisis. Solución: 10–12 KPIs básicos.
- Datos “sucios” → decisiones erróneas. Solución: mismo origen/criterio cada mes.
- No asignar responsables → nada cambia. Solución: cada acción con nombre y fecha.
- Perseguir el %FC y olvidar la contribución. Solución: mira € de margen por plato y el mix.
- Sin ritual → el tablero muere. Solución: bloqueo mensual W5 + semanal breve.
11) FAQs
¿Lo hago en Sheets, Excel o Notion?
Con Sheets/Excel basta. Notion es útil para checklist y notas; el cálculo mejor en hoja.
¿Puedo automatizarlo?
Sí, pero primero valida KPIs y estructura. Luego conecta TPV/Google con integraciones.
¿Cómo mido tiempos si no tengo KDS?
Cronómetro y muestreo: 10 mesas por turno, 2 veces por semana. Es suficiente para tendencias.
¿Qué umbrales pongo?
Depende del concepto. Como guía: Food cost 28–32%, 1er plato <10’, reseñas ≥5/sem con rating ≥4,4.
¿Incluyo delivery?
Sí, pero separa canal: comisiones y packaging cambian contribución.
12) Conclusión y siguientes pasos
Un dashboard 1 página convierte tu cierre de mes en un mapa de acción: qué va bien, qué no y qué harás los próximos 30 días. En 60 minutos lo montas; con una revisión mensual y ajustes semanales, verás impacto en margen, fluidez y reputación.
Siguiente paso 1: armamos tu tablero con datos reales en una sesión gratuita de 30 min →
/diagnostico-gratis/
Siguiente paso 2: implantamos rutinas (briefing, escandallos, reservas y reseñas) en 60’ / 4×60 / 8×60 →/consultoria-60/
- Estrategia de contenidos en 30 días (sept 2025 W2)
- Onboarding en 7 días + manual de puesto (sept 2025 W3)
- Auditoría GBP en 60’ (sept 2025 W4)
- Menu engineering (agosto 2025 W4)
- Reseñas 5★ (agosto 2025 W3)
