El inventario no es papel por hacer: es dinero que entra o se escapa. Con un sistema semanal de 30 minutos puedes anticipar compras, evitar roturas de stock, reducir mermas y estabilizar el food cost. En esta guía te explico paso a paso cómo montarlo con ABC, mínimos/máximos y un registro de mermas que de verdad sirve. 📦📉
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Por qué hacer inventario cada semana
Impacto directo en tu margen
- 💶 Menos compras de pánico y mejores precios por planificar.
- ♻️ Mermas controladas con decisiones a tiempo.
- 🍝 Food cost real más cerca del teórico.
- ⏱️ Operativa más ágil: el equipo sabe qué falta y qué sobra.
Cuándo hacerlo y quién lo hace
- 📅 Día y hora fijos (ej.: lunes 09:00).
- 👥 Dos responsables por zona: uno cuenta, otro verifica.
- 🧾 Hoja única (digital) para todo el local.
El sistema ABC en 30 minutos
1) Preparación
- 🗂️ Divide por familias: seco, frío, congelado, bebidas, limpieza.
- 🏷️ Etiqueta con nombres claros y unidad (kg, ud, l).
- 🔁 Aplica FIFO (First In, First Out) en cada estante.
2) Clasifica A–B–C
- 🅰️ A (alto impacto): 20 % de ítems → 80 % del gasto (proteínas, lácteos clave, bebidas premium).
- 🅱️ B (medio impacto).
- 🅲 C (bajo impacto).
Regla de oro: cuenta A todas las semanas; B semana sí/no; C una vez al mes. Así el inventario no se eterniza.
3) Conteo y registro
- 📱 Hoja digital (Sheets/Excel) con columnas: Producto · Unidad · Stock teórico · Stock real · Diferencia · Observaciones.
- ⏱️ Sólo cantidades reales (no “aprox”).
- 🧾 Deja nota si hay envases abiertos, derrames, caducidad cercana.
4) Cierre y validación
- 🔍 Revisa las diferencias de los artículos A.
- 🧮 Registra mermas (ver sección) y ajusta el stock teórico del sistema.
- ✅ Firma digital de quien contó y quien validó.
Mínimos, máximos y punto de pedido
Cómo definirlos
- 📈 Calcula tu consumo medio diario (últimas 4–6 semanas).
- 🧯 Fija stock de seguridad (ej.: 2–3 días en A; 1 día en B).
- 🔔 Punto de pedido = Consumo diario × Días de reposición + Seguridad.
- 🧺 Stock máximo = 1–1,5 semanas de consumo (evita sobrestock).
Checklist de reposición
- 🧾 Cada familia con lista de críticos (A).
- 📦 Proveedores y formatos alternativos (reduce mermas).
- ⏰ Días de pedido/recepción fijos (calendario de compras).
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Mermas: registro que sirve
Tipos de merma
- 🧊 Caducidad/temperatura (fallo de frío, rotación lenta).
- 🧪 Manipulación/producción (corte, cocción, preparación).
- 📦 Recepción/proveedor (defectos, pesos netos).
Cómo registrar
- 🗓️ Fecha · 🥕 Producto · ⚖️ Cantidad · 💶 Coste · 📝 Causa · 👤 Responsable.
- 📊 Reporte semanal por causa para decidir acciones.
Acciones correctivas
- ♻️ Plato del día con productos próximos a caducar.
- 🔄 Cambia formatos o proveedor si fallan rendimientos.
- 🧪 Estandariza gramajes/SOPs si la merma es por manipulación.
Herramientas: hoja, checklist y layout
Hoja de inventario
- ✅ Tab A–B–C con filtros.
- 📈 Panel con valor de stock, rotación y mermas.
- 🔔 Alertas de punto de pedido.
Checklist de inventario
- 🧹 Orden y limpieza de cámaras.
- 🏷️ Revisión de etiquetado (fecha apertura, caducidad).
- 🌡️ Control de temperaturas (APPCC).
Layout de almacén
- 🗺️ Rutas de conteo lógicas (de frío a seco).
- 🎯 Señaliza críticos (rojo) y sustitutos (verde).
KPIs y dashboard básico
Indicadores que importan
- 📉 Mermas/ventas (%) por semana.
- 🍝 Food cost real vs. teórico (pp).
- 🔁 Rotación (días de stock) = Stock actual ÷ Consumo diario.
- 🔔 % de ítems en punto de pedido.
Objetivos razonables
- ♻️ Mermas −10–20 % en 6–8 semanas.
- 🍽️ Food cost −1,5–3 pp.
- ⏱️ Inventario < 30 min sostenido.
Plan de implementación en 7 días
Día 1: Configura la hoja y el ABC
- Crea familias y etiqueta A–B–C.
Día 2: Define min–max y punto de pedido
- Usa consumo medio + calendario de compras.
Día 3: Primer inventario
- Cuenta A + críticos; registra diferencias y mermas.
Día 4: Acciones correctivas
- Cambios de formato/proveedor; plato del día.
Día 5: APPCC + FIFO
- Revisión de temperaturas y reordenar cámaras.
Día 6: Checklist y formación
- Explica la ruta de conteo y responsabilidades.
Día 7: Revisión y objetivos
- Ajusta min–max; fija metas de mermas y food cost.
Errores comunes (y cómo evitarlos)
- ⛔ Inventariar todo cada semana → prioriza A.
- ⛔ No cerrar diferencias → ajusta stock teórico tras el conteo.
- ⛔ No medir mermas por causa → difícil mejorar.
- ⛔ Comprar por intuición → usa punto de pedido y calendario.
Conclusión
Un inventario semanal ligero y constante cambia las reglas del juego: compras más inteligentes, menos mermas y food cost bajo control. La clave es priorizar A, registrar mermas con causa y pedir cuando toca. Empieza esta semana y mide resultados. 💪
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