WhatsApp ya está en el bolsillo de tus clientes. Usado con método, se convierte en un canal rápido, cálido y medible para reservas, reconfirmaciones y repetición. En esta guía te doy el paso a paso: configuración, guiones, segmentación por listas con permiso, automatizaciones, KPIs y un plan de 14 días para tenerlo funcionando.
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Índice
- Por qué WhatsApp (y por qué Business, no el personal)
- Configuración inicial en 20 minutos
- Estructura ganadora: permisos, segmentos y etiquetas
- Guiones listos (copiar/pegar) para 8 situaciones clave
- Automatizaciones: mensajes de bienvenida, ausente y respuestas rápidas
- Reconfirmación y no-shows: protocolo antidesgaste
- Post-visita: reseñas, repetición y VIPs
- Integración con web, Google y QR (medible con UTM)
- KPIs y tablero 1 página
- Plan 14 días para ponerlo en marcha
- Errores comunes (y cómo evitarlos)
- FAQs
- Conclusión y siguientes pasos
1) Por qué WhatsApp (y por qué Business, no el personal)
- Velocidad y tasa de lectura altísima.
- Cercanía: tono humano que convierte dudas en reservas.
- Orden: con etiquetas, respuestas rápidas y catálogo (si vendes menús/cenas especiales).
- Cumplimiento: Business permite mensaje de bienvenida/ausente y una gestión más profesional.
Norma de oro: solo listas con permiso (opt-in) y fácil baja. Calidad > cantidad.
2) Configuración inicial en 20 minutos
- Perfil: logo, nombre, categoría, descripción breve con CTA (“Reserva aquí”) y horario.
- Catálogo (opcional): packs de temporada, menús de grupo, bonos.
- Mensaje de bienvenida y de ausencia (actívalos ya; ver §5).
- Respuestas rápidas: atajos para disponibilidad, dirección, alérgenos, link a carta y reservas.
- Enlaces cortos: crea tu wa.link o
wa.me/con saludo prellenado. - QR: imprime QR en carta, mostrador y tickets (“Reserva o escríbenos”).
- Etiquetas: crea VIP, Empresas, Familias, Primera visita, Reconfirmar, Depósito, Post-visita.
3) Estructura ganadora: permisos, segmentos y etiquetas
- Permisos (opt-in): solicita alta en listas con un beneficio claro (slots, novedades, packs día valle) y almacena la prueba (mensaje de “sí”).
- Segmentos:
- Empresas (comidas/días laborables).
- VIP (alta frecuencia, recomendadores).
- Familias (fines de semana, horarios tempranos).
- Etiquetas para el embudo: Consulta → Reserva provisional → Confirmada → Reconfirmar → Asistió → Post-visita → Reseña.
4) Guiones listos (copiar/pegar) para 8 situaciones clave
Adapta el tono a tu marca. Mantén una acción por mensaje.
A) Respuesta a consulta inicial
Hola, [Nombre] 👋 Soy [Tu nombre] de [Restaurante]. ¿Para qué fecha y cuántas personas te gustaría reservar? (Tenemos [turnos] y menú desde [€]). Aquí puedes ver la carta: [enlace].
B) Disponibilidad + propuesta
Podemos el [día] a las [hora] para [nº]. ¿Te reservo? Si prefieres, te guardo terraza/interior. Para grupos, este menú cerrado va genial: [enlace].
C) Confirmación con datos
Reserva confirmada 🙌 [día] [hora] · [nº] personas · [nombre]. Dirección: [mapa]. ¿Alguna alergia? Si necesitas cambiar, respóndeme por aquí.
D) Reconfirmación (24–48 h antes)
Hola, [Nombre], te esperamos mañana [hora]. ¿Confirmas? Si te viene mejor, te cambio a otra hora. (Responde 1 Confirmo · 2 Cambio · 3 Cancelo).
E) Depósito (cuando aplica)
Para reservas de [+X] pedimos un depósito de [€] que se descuenta al pagar. Aquí tienes el enlace seguro: [enlace]. Si te surge algo y avisas [X h] antes, lo devolvemos/guardamos.
F) No-show / retraso (tono sereno)
[Nombre], te esperábamos a las [hora]. Si llegáis en [15] min os guardo la mesa; si no, la libero. ¿Os viene otra hora hoy o reprogramamos?
G) Post-visita (reseña)
¡Gracias por venir, [Nombre]! ¿Qué tal [plato/experiencia]? Si nos dejas una reseña aquí [enlace], nos ayudas a mejorar. ¡Gracias! ⭐️
H) Repetición / lista VIP
[Nombre], este [día] tenemos [pack de temporada] (sale en 12’) y [postre estrella]. ¿Te guardo mesa a [hora]? (Responde 1 Sí · 2 Otra hora).
5) Automatizaciones: bienvenida, ausente y respuestas rápidas
- Bienvenida (auto): ¡Hola! Soy [Nombre] de [Restaurante]. Respondo enseguida 🧑🍳. Si buscas reservar, dime día, hora y nº de personas. Carta: [enlace]. Ubicación: [mapa].
- Ausente (auto fuera de horario): Gracias por escribir. Nuestro horario es [X–Y]. Te respondo a primera hora. ¿Fecha y nº de personas?
- Respuestas rápidas (atajos
/reserva,/direccion,/alergenos,/deposito,/carta,/menu-grupos).
Ej./reserva: ¿Día, hora y nº de personas? Tenemos turnos a [horas]. Para grupos, menús desde [€]: [enlace].
6) Reconfirmación y no-shows: protocolo antidesgaste
- Tag “Reconfirmar” a todas las reservas de mañana.
- Envío de mensaje D-1 (plantilla D).
- Si no responden en 4–6 h, recordatorio corto.
- Depósito para >X personas (condiciones claras).
- Lista de espera: si liberan, rellena hueco (mensaje a VIP/Familias).
- No-show: mensaje GENTIL + reprogramación: Lamentamos no haberos visto hoy. ¿Os guardo para [día]? Si necesitáis nueva hora, decídmelo por aquí.
7) Post-visita: reseñas, repetición y VIPs
- 24 h después: pedir reseña (plantilla G).
- Etiqueta “VIP” si ha venido ≥X veces o dejó reseña 5★.
- Reactivación 15–30 días: [Nombre], esta semana vuelve [plato/temporada]. Tengo [slots]. ¿Te guardo mesa?
- Cumpleaños / fecha especial (si lo tienes): mensaje con detallito (postre/ brindis) y link directo.
8) Integración con web, Google y QR (medible)
- Enlace en web/Blog: botón “Reservar por WhatsApp” con
wa.me/+ saludo prellenado. - Google Business Profile: botón “Enviar mensaje” y Publicaciones con CTA a WhatsApp y UTM en enlaces a tu web (para medir reservas que nacen en WhatsApp y terminan en motor).
- QR físicos: carta, barra, tickets; uno para reservas, otro para listas con permiso (opt-in: “Recibe slots y novedades”).
Medición: usa UTM en los enlaces desde WhatsApp hacia tu web/motor de reservas. En Analytics verás origen “whatsapp”.
9) KPIs y tablero 1 página
- Tiempo de respuesta (objetivo: <15 min horario activo).
- Tasa de confirmación de reservas (responden D-1).
- No-show % tras reconfirmación.
- Reservas/semana originadas en WhatsApp.
- Crecimiento de listas (VIP/Empresas/Familias) y bajas.
- Reseñas/semana y rating tras post-visita.
- Repetición 30/60 días de contactos activos.
10) Plan 14 días para ponerlo en marcha
Día 1–2: Configura perfil, mensajes auto y respuestas rápidas.
Día 3: Crea etiquetas y segmentos.
Día 4: Diseña QR (reservas + opt-in listas).
Día 5: Publica botón WhatsApp en web y GBP.
Día 6: Escribe y guarda los 8 guiones del §4.
Día 7: Activa reconfirmación D-1 (plantilla + checklist).
Día 8–9: Lanza piloto en 3 turnos (mide tiempos de respuesta).
Día 10: Abre lista VIP (permiso) e invita a 20 clientes buenos.
Día 11: Integra reseña post-visita (flujo automático).
Día 12: Tablero 1 página con KPIs del §9.
Día 13: Ajusta guiones (objeciones reales) y tiempos.
Día 14: Escala a todos los turnos; revisa cada semana.
11) Errores comunes (y cómo evitarlos)
- Usar WhatsApp personal → pierde trazabilidad. Solución: Business con etiquetas y autos.
- Listas sin permiso → bloqueos/quejas. Solución: opt-in claro y baja fácil.
- Responder lento → reserva perdida. Solución: turnos con responsable y respuestas rápidas.
- Mensajes largos → no se leen. Solución: 2–3 líneas + una acción.
- Varias acciones en un mensaje → confunde. Solución: un CTA por mensaje.
- No medir → no mejoras. Solución: tablero semanal.
12) FAQs
¿Cuántos mensajes envío por semana?
1–2 por segmento con valor real (slots, packs, temporada). Evita “spam”.
¿Sirve para grupos y empresas?
Sí. Usa menús cerrados, depósito y guiones específicos (B/E).
¿Puedo automatizar reservas completas en WhatsApp?
Puedes pre-confirmar por WA y cerrar con enlace a tu motor o plantilla con datos esenciales.
¿Qué hago si me escriben fuera de horario?
Mensaje ausente y respuesta prioritaria a primera hora. Ofrece turnos disponibles.
¿Pido reseñas a todos?
Solo a quienes salgan “Verde” (satisfechos). Si hubo incidencia, activa recuperación y después la reseña.
13) Conclusión y siguientes pasos
WhatsApp Business, usado con método, llena mesas y hace volver a tus mejores clientes. Con guiones claros, listas con permiso, reconfirmación D-1 y un tablero que mida, tendrás un canal directo que reduce no-shows, genera reseñas y aumenta la repetición.
Siguiente paso 1: te paso las plantillas (guiones, QR y respuestas) en una sesión gratuita de 30 min →
/sesion-gratuita/
Siguiente paso 2: lo implantamos (etiquetas, automatizaciones, KPIs) en 60’ / 4×60 / 8×60 →/consultoria/
Autor: Carlos Louro · Publicado: marzo 2025
Interlinks recomendados:
- GBP → Google Business Profile para restaurantes (septiembre 2024)
- Reseñas 5★ → Multiplica reseñas y convierte quejas en fidelidad (agosto 2025, W3)
- Festivos sin no-shows → Reconfirmación y depósitos (diciembre 2025, W4)
- Estrategia de contenidos → Plan 30 días: Google, IG y WhatsApp (septiembre 2025, W2)
